Davčno potrjevanje računov, nujno zlo ali boljše poslovanje?

Vsi vemo, da je plačevanje davkov in davčno potrjevanje računov ena najbolj neizogibnih obveznosti v življenju. Neodvisni izvajalci in samostojni lastniki podjetij po vsem svetu morajo izdajati davčne račune. Vendar pa krmarjenje po davčnih računih ni vedno nujno zapleteno ali dolgotrajno. Če si vzamemo nekaj časa za spoznavanje tega pomembnega procesa, lahko svoje podjetje spravimo v boljši finančni položaj.

V nadaljevanju je razjasnjenih nekaj pomembnih pojmov ter podanih nekaj namigov o tem kako olajšati in izboljšati vaše poslovanje kadar imate opravka z računi oz. ko gre za davčno potrjevanje le-teh.

Zakaj je davčno potrjevanje računov pomembno?

V knjigah lahko najdemo na milijone strani pravne davčne zakonodaje, ki predstavljajo izziv za lastnike podjetij vseh vrst. Tudi tisti z razmeroma »preprostimi« poslovnimi modeli se pogosto sprašujejo ali pravilno in pravočasno plačujejo davke.

Tako kot običajni poslovni račun je tudi davčni račun dokument, ki se uporablja za razčlenitev in evidentiranje transakcije med dobaviteljem in kupcem, vendar je drugačen v tem, da vključuje tudi znesek davka, ki ga je potrebno plačati kot del transakcije. Če vaše podjetje zaračunava davek na blago ali storitve, mora biti torej ta znesek razčlenjen na davčnem računu.

Za večino podjetij namreč velja davčna zakonodaja, ne glede na to, v kateri državi delujejo ali kako so strukturirana. Medtem ko večini zaposlenih ni potrebno razmišljati o davčnih računih, so neodvisni izvajalci in samostojni lastniki podjetij primorani nositi to odgovornost. Davčni računi pomenijo zagotovitev, da podjetja ravnajo pravilno in plačajo pravičen delež davkov. V mnogih državah, če je podjetje registrirano za pobiranje davkov, je potrebno uporabiti davčni račun, da je le-to v skladu z državno davčno zakonodajo ter da se zagotovi točnost računovodskih evidenc za poslovno leto.  V večini držav vlada od podjetij zahteva, da vodijo natančno evidenco vseh prodaj in transakcij, vključno z zneskom davka, ki se vsakič zaračuna preko davčnih računov. Ti računi se nato predložijo davčnim organom v oceno ob koncu vsakega poslovnega leta. Ta postopek pomaga oblastem prepoznati podjetja, ki izvajajo utajo davkov ali davčne goljufije.

Natančni in pravilno obdavčeni računi bodo torej vašemu podjetju pomagali izboljšati poročanje in plačilne cikle, skupaj z drugimi funkcijami kot je faktoriranje računov. Ker je uvedba davka na račun za nekatere ljudi lahko težavna, je vredno razmisliti o sodelovanju s profesionalnim računovodskim podjetjem.

V končni fazi z izpolnjevanjem davčnih obveznosti neposredno prispevamo tudi k financiranju vladnih programov kot so zagotavljanje javnih storitev, kakovostnega izobraževanja, zdravstva in socialnega varstva, pravne zaščite in varnosti ter splošne infrastrukture za večjo ekonomsko in socialno blaginjo.

Kako se je izdajanje računov sčasoma izboljšalo?

Večina rešitev za izdajanje računov je v preteklosti temeljila na papirju (knjige računov), danes pa smo priča pojavu nove oblike izdajanja računov, ki jo poganjajo internet in mobilne naprave. V kombinaciji s spletnimi plačilnimi metodami je tako dandanes mogoče spletne račune ustvariti izjemno hitro in obdelati skoraj v trenutku. Računovodska programska oprema lahko deluje tudi na mobilnih napravah, kar osebju omogoča delo z računi na poti.

Pri tem ne gre spregledati dejstva, da je poenostavitev izdajanja računov tudi sestavni del gradnje uporabniške izkušnje. Če svojim strankam olajšamo delo z računi, jih s tem tudi spodbujamo, da nas v prihodnosti ponovno izberejo.

Pomen fakturiranja v sodobnem poslovanju

Splošni življenjski cikel računa se začne ko stranka od vas kupi izdelek ali storitev in konča, ko prejmete plačilo, vendar je potrebno slediti tudi vsem vmesnim korakom.

Izdajanje računov neposredno pomaga pri obveznostih prodajalca. Dokumenti z računi spremljajo prodajo izdelkov, kar pomaga pri nadzoru zalog in računovodskih opravilih, uporaba faktur pa je nujna tudi za upravljanje denarnega toka.

Čeprav gre za navidezno preprost koncept, je fakturiranje v sodobnem poslovanju pogosto točka trenja, zlasti ko gre za njegovo optimizacijo s tehnologijami in programsko opremo. Učinkovite predloge lahko na primer pospešijo pisanje in distribucijo računov. Poleg tega večina podjetij izgubi ustrezno vodenje evidenc in poslovno inteligenco, če ne zbirajo in analizirajo podatkov o svojih računih.

Optimiziran postopek izdajanja računov vam pomaga ostati organiziran in zagotoviti, da prejemate plačila. Poleg tega, če je komunikacija z vašimi kupci gladka in brezhibna, je večja verjetnost, da bodo stranke, ki prihajajo prvič, ponovile obisk. Poleg tega se lahko izognete nezadovoljstvu strank zaradi počasnega izpolnjevanja računov.

Računi so torej neprecenljivo orodje ne le za računovodje, temveč tudi za poslovne strategije in marketinške ekipe, zato je upravljanje računov tako poudarjena točka v sodobnih organizacijah.

Davčna blagajna ali vezana knjiga računov?

Kadar poslujemo z gotovino s fizičnimi osebami, je potrebno davčno potrjevanje računa. Račun lahko davčno potrdimo na 2 načina:

• Vezana knjiga računov:

Slednja je smiselna v primeru, ko mesečno izdamo zelo malo računov in si lahko vzamemo čas za ročno pisanje računov. Poleg tega računi iz vezane knjige računov zahtevajo več birokratskega dela, saj je potrebno račune iz vezane knjige računov pri FURS-u ročno potrditi.

• Uporaba davčnih blagajn:

Ta omogoča izdajo in potrjevanje davčnih računov na enem mestu.

Pred potrjevanjem davčnih računov je potreben interni akt

Interni akt je interni dokument, brez katerega pri gotovinskem poslovanju ne moremo davčno potrjevati računov, kar pomeni, da moramo urediti še pred uporabo davčne blagajne in izdajo prvega računa. Pripravimo ga sami, vanj pa vnesemo osnovne informacije, ki so potrebne za izdajo računov. V njem popišemo vse svoje poslovne prostore in jim dodelimo oznako. Poleg tega se v internem aktu določi tudi način oziroma pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov. V pomoč nam lahko vzorci internih aktov, ki so dostopni na spletni strani Dursa, kjer najdemo tudi povezavo do elektronskega oddaje akta, ki jo lahko opravimo preko portala eDavki. Ko je interni akt pripravljen enkrat, ga ni treba poslati v potrditev na Furs, predlagati ga je potrebno v primeru davčne kontrole poslovanja.

Izbira prave davčne blagajne

Ko je enkrat vse urejeno za izdajo in davčno potrjevanje računov, lahko izberemo primerno davčno blagajno. Pri izbiri moramo biti pozorni na različne dejavnike ter preveriti, kaj ponuja blagajna in kakšne varnostne funkcije omogočajo. Velika prednost pri poslovanju predstavlja enostavna uporaba davčne blagajne ter možnost namestitve različnih vtičnikov. Pri tem nam je lahko v veliko pomoč združljivost s platformami kot je računovodski sistem Minimax.

Premišljena izbira nam lahko prihrani ogromno časa in živcev. Uvedba davčne blagajne nam olajša poslovanje, je najboljši partner v primeru kontrole poslovanja in nam olajša pot do poslovnega uspeha.

Pri Shopsy ponujamo preprosto in uporabniku prijazno rešitev za prodajo blaga in storitev. Shopsy je več kot le davčna blagajna, saj ponuja celovit pregled nad celotnim gotovinskim poslovanjem. Shopsy e-blagajna je maloprodajni informacijski sistem, ki je sestavljen iz zaledne pisarne Shopsy Office in Shopsye davčne blagajne. Namenjen je manjšim trgovcem in podjetnikom ter vsem, ki potrebujejo celovit pregled nad naročanjem, prodajo in zalogami z enega mesta.

Kliknite tukaj in preizkusite Shopsy še danes!

Shopsy omogoča izdajo gotovinskih in negotovinskih računov. Gotovinski računi se izdajajo z uporabo Shopsy blagajne, negotovinske račune (na odloženo plačilo) pa je možno izdelovati v Shopsy poslovanju, pa tudi v blagajni. Shopsy omogoča tudi vnos iz vezane knjige računov. Shopsy poslovodstvo vsebuje več različnih poročil, ki jih uporabniki uporabljajo za potrebe svojega poslovanja. Kot najbolj pomembno poročilo za potrebe računovodstva se je izkazalo poročilo »Povzetek prodaje na blagajni (računi)« v poročilu »Pregled prodaje po dokumentih«.

Moj Shopsy se lahko pohvali z enostavno uporabo ter nizkimi mesečnimi stroški, kar vodi tudi do drastičnega zmanjšanja poslovanja s papirjem in poenostavitve procesov, to pa posledično pomeni tudi dragocen prihranek časa in denarja. Podatki so pri tem varno shranjeni v oblaku, večjim zakonskim spremembam pa sledijo namesto vas. Davčna blagajna Shopsy podpira iOS, Android v sistemu Windows, sistem Shopsy pa se lahko uporablja tako na računalniku kot tablici ali telefonu. Shopsy strokovnjaki vam bodo pri tem v veliko pomoč in pomoč tudi pri izbiri prave strojne opreme za vaše podjetje.

Shopsy ponuja rešitve, ki olajšajo in obogatijo poslovanje, z uporabo davčne blagajne Shopsy pa je davčno potrjevanje računov enostavno. Njihovo ponudbo si lahko ogledate tukaj!

Uvedba mobilne davčne blagajne olajša in izboljša gotovinsko poslovanje

Davčna blagajna Shopsy podjetnikom prinaša številne koristi ter olajša poslovanje z gotovino na več nivojih:

• Računov ni potrebno pošiljati na FURS:

Pri uporabi vezane knjige računov je treba vsak izdan račun poslati v davčno potrditev na FURS. Uporabnikom davčne blagajne se s tem ni treba ukvarjati, saj so davčne blagajne preko spleta povezane s centralnim informacijskim sistemom FURS, ki davčno potrdi ter shrani podatke o izdanih računih.

• Boljši nadzor nad poslovanjem:

Davčna blagajna je redkokdaj samo davčna blagajna. Za gotovinskim poslovanjem, ki se na prvi pogled zdi enostaven, se skriva celotna poslovna operacija, ki je nujna za uspešno vodenje in izvajanje posla. Davčna blagajna, ki hkrati ponuja tudi zaledno pisarno, omogoča vse to na enem mestu. Tako imate vedno in povsod celovit pregled nad poslovanjem ter popoln nadzor nad izdanimi računi, naročili in zalogami na enem mestu. Hitro iskanje informacij in enostaven dostop do dokumentov v končni fazi povečuje tudi produktivnost in zmanjšuje tveganja v primeru davčnega pregleda.

Shopsy zaledna pisarna vam na primer omogoča hitro in pregledno centralno upravljanje poslovanja v mobilni davčni blagajni ter popoln nadzor nad poslovanjem vašega podjetja. Ponujajo vam možnost povezave neomejenega števila blagajn v centraliziran sistem in s tem možnost centralnega zaključevanja blagajn. Pri tem so vam na voljo različni vtičniki (vodenje zalog, koledar, izvoz dokumentov itd.), ki vam še dodatno olajšajo in izboljšajo delo v mobilni davčni blagajni Shopsy.

• Podatki so vedno shranjeni v oblaku (brezpapirno poslovanje):

Vodenje posla vključuje veliko dela s podatki. Shranjevanje računov in ostalih poslovnih informacij v papirni obliki je lahko zelo zamudno in ne omogoča popolne varnosti podatkov, podatki shranjeni v elektronski obliki na več različnih mestih pa tudi niso priročni. Davčna blagajna omogoča varno shranjevanje podatkov v oblaku, vse na enem mestu in vedno pri roki.

• Izboljšanje poslovanja:

Davčno potrjevanje računov pozitivno vpliva tudi na uvajanje računalniških programov, ki podjetjem omogočajo izboljšanje lastne dejavnosti. Poleg tega da znižajo stroške in zmanjšajo napake in tveganja pri poslovanju, v končni fazi pridobijo tudi dragocen čas za izvajanje osnovne dejavnosti in obravnavo strank.

Nazaj na seznam